Développer son sens d’urgence pour alléger son temps

Développer son sens d'urgence

Une notion importante en affaires, malheureusement souvent négligée, est l’importance de développer son sens d’urgence. Qu’est-ce que j’entends par là ?  Au fond c’est assez simple comme compétence. Ça consiste à passer à l’action rapidement pour que les choses avancent plus vite et plus facilement.

Loin de moi l’intention de vous inciter à devenir plus stressé et à entretenir une anxiété de performance. Je propose plus une réflexion sur une méthode qui, au bout du compte, donne des résultats concrets avec l’avantage de faire sauver du temps. Ça vous intéresse ? Continuez votre lecture !

En affaires comme en vélo

Travailler dans le monde des affaires peut se comparer à faire du vélo. On doit avoir une vitesse de croisière idéale pour profiter pleinement de notre balade.

Si nous n’allons pas assez vite, l’équilibre est plus ardu et on risque de tomber. Si nous allons trop vite, on risque de se planter et de se blesser. Bref, il faut trouver la vitesse idéale pour avancer de façon sécuritaire, sans trop s’essouffler et pour pouvoir avoir l’expérience la plus agréable qui soit.

Imaginez maintenant que ce vélo est un tandem à deux places, trois places voir plus. Si une seule personne ne suit pas la cadence ou appuie sur les freins, c’est les efforts de tout le groupe qui sont mis en péril. C’est la même chose dans un projet d’équipe. Si vous avez une ou quelques personnes qui poussent à fond et quelques autres qui sont sur les freins, ça met parfois en péril tout le projet.

Qu’est-ce que le « Aging » ?

Dans les multiples projets où j’ai été impliqués, je dirais qu’une quantité assez importante d’entre eux ont été entachés par le phénomène du « Aging » que l’on peut traduire par faire de l’âge. Mais qu’est-ce que faire de l’âge ou le âgisme ?

Le « Aging » est défini par le fait que l’une des parties ne rend pas son travail à temps en fonction de l’échéancier défini. Afin de s’assurer le plus grand des succès, il est impératif de travailler de façon proactive en répondant rapidement aux demandes des membres de l’équipe. Il ne faut pas oublier de prendre conscience qu’ils auront eux aussi un travail à effectuer.

La politique sur le sujet chez Gestimark est claire : à défaut de recevoir les informations dans les délai établis, le fournisseur (Gestimark) ne pourra garantir la livraison du projet dans les délais prévus.

Vous comprenez maintenant que chaque partie à des tâches à effectuer et que les délais sont souvent le résultat d’une ou plusieurs personnes qui trainent la patte. La proportion des projets aux prises avec ce phénomène est de l’ordre de 75 % selon mon expérience. C’est assez impressionnant car il en découle plusieurs inconvénients : délai et coûts supplémentaires, perte du momentum, stress accru et résultats parfois moins intéressant au bout du compte.  En résumé, il n’y a aucun avantage à remettre à plus tard et il y a définitivement un prix à payer pour tous les intervenants.

Le mythe de la priorisation

La raison principale que j’entends le plus lorsque des gens rendent leur travail en retard est le manque de temps et que ce n’est pas la priorité la plus urgente. Ou encore, j’entends des phrases du genre : « J’ai été vraiment débordé et j’ai manqué de temps ».

L’avantage numéro un de l’approche avec le sens d’urgence est justement la création de plus de temps de qualité. Voici deux scénarios :

Le premier, où vous devez interagir à plusieurs reprises avec les personnes qui vous demandent des comptes en prenant du temps pour leur expliquer les raisons pour lesquelles vous êtes en retard pour ensuite faire vos tâches souvent en catastrophe avec un niveau de stress accru et un résultat parfois de moindre qualité.

Le second où vous prenez un court moment pour effectuer une petite portion de vos obligations. Les tâches les plus stratégiques afin de permettre aux autres intervenants de poursuivre l’avancement des travaux.

Lequel des deux vous parle le plus ? Lequel semble le plus équilibré ? Lequel est le plus productif ? Je vous laisse le soin de répondre ! ;-)

Voici un exemple concret

Vous devez prendre un rendez-vous important pour faire avancer un projet. Vous pouvez prendre du temps pour écrire la tâche dans votre « To Do List » ou votre agenda et déplacer la tâche à quelques reprises par « manque de temps ». Vous aurez peut-être, en plus, à gérer les demandes répétitives de vos collègues qui vous relancent car ils ont besoin de votre retour. Plusieurs petites pertes de temps qui, une fois accumulées, devienne souvent plus importants que le temps de la tâche elle-même.

Ou encore, vous prenez ce même temps pour écrire dès maintenant le message afin de prévoir un temps avec la personne. Bref, vraiment plus court comme cycle pour arriver au même résultat. En plus d’aider votre entourage à garder la cadence et maintenir le momentum.

Je vous invite donc à prendre un temps de réflexions personnelles afin de valider si oui ou non vous faites partie de ceux et celles qui pratiquent le « Aging » ou si vous êtes proactifs dans vos projets. Vous saurez ensuite si vous devez prendre une décision simple qui fera une grande différence dans votre quotidien.

 

Un merci tout particulier à Sébastien D'Errico pour l’inspiration sur le sujet. :-)
 

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